Haute-Garonne - Services aux entreprises
Falcou Traiteur déploie son activité auprès des entreprises de la région Occitanie en leur proposant des plateaux-repas haut de gamme, des cocktails et prestations sur mesure pour tout type d’évènements professionnels, salons et congrès. Des réceptions de mariage sont également organisées pour une clientèle de particuliers.
L’activité s’est fortement développée au fil des ans, et l’entreprise Falcou est devenue un prestataire de référence sur la région toulousaine. Les effectifs ont progressé en cuisine bien sûr, mais également au niveau du service, ainsi que dans le suivi commercial. La société emploie aujourd’hui une quarantaine de salariés et de nombreux extras et intérimaires.
Le premier logiciel métier installé dans l’entreprise, baptisé Vega, était dédié à la gestion des stocks de produits, alimentaires et autres, mais cette fonctionnalité est devenue de moins en moins pertinente, étant donné le volume d’affaire et le flux permanent de produits entrant et sortant sur une durée très courte. La gestion de stocks initiale s’est transformée en un ERP plus généraliste de gestion de production et de facturation. Bien que s’appuyant sur la plateforme 4D, très robuste, Vega a accumulé dysfonctionnements et bugs, par suite d’une maintenance hasardeuse et d’erreurs de programmation. Le savoir-faire des utilisateurs consistait principalement à contourner via des astuces et des manipulations complexes les défaillances de l’ERP.
Cette situation mettant en péril la bonne marche de l’activité et la qualité du service client, la direction de Falcou s’est tournée vers l’éditeur 4D, situé en région parisienne, qui lui a proposé une liste de développeurs Partenaires dans le grand Sud-Ouest. BSPOKE a été sélectionnée et a procédé à la refonte de l’application en deux temps, tout en restant fidèle à la solution technique 4D.
Une première tranche a consisté à repenser tous les processus de la partie CRM :
gestion des contacts, devis et facturation. Avec plusieurs milliers de produits référencés, des centaines de menus possibles, chaque prestation est unique et chaque calcul de prix est parfaitement ajusté. Comme il n’existait pas de logiciel de référence auquel se confronter, toutes les interfaces et les procédures ont été imaginées pour respecter au plus près le métier des utilisateurs.
Lors de la phase d’étude, nous avons apprécié les capacités d’écoute de Jean-Michel Biraghi qui a rapidement compris notre besoin et nous a fait des suggestions appropriées sans chercher à nous imposer une vision technique ou une logique standardisée, témoigne Bernard Plancq, Chargé de Projet au sein du département commercial, qui a assuré le suivi du projet de développement.
Dès la mise en service de cette première version, de nouvelles habitudes ont remplacé les anciens contournements, avec à la clé un gain de temps significatif pour la construction des dossiers qui sont devenus plus clairs et plus lisibles, accessibles à plus d’utilisateurs en fonction de leur rôle. L’organisation et la répartition des tâches, du contact client à la facturation, sont devenus plus fluides et harmonieux.
Avec l’ancien logiciel, le responsable commercial devait chaque matin distribuer les tâches auprès de chaque commercial, pour effectuer les relances et s’assurer du suivi des dossiers, se souvient Bernard Plancq. Désormais chaque commercial reçoit ses propres alertes, et a une vue customisée de son portefeuille d’affaires, qu’il ou elle peut personnaliser en fonction de ses habitudes de travail. Et un module très pointu de statistiques couplé au calendrier prévisionnel permet à la Direction d’avoir une vision en temps réel de l’activité de chacun.
BSPOKE assure une maintenance réactive auprès de Falcou Traiteur qui vient de lui confier le deuxième étage de la fusée Vega : la refonte complète de la gestion de production (commandes fournisseurs, constitution des menus, etc.) qui était restée "dans son jus" jusqu’alors mais qui a de plus en plus de mal à supporter la comparaison avec la performance de la partie commerciale, qui plus est en sortie de crise sanitaire, avec une reprise d’activité exponentielle à gérer.
